Absensi Menggunakan Zoho Form
Saya kali ini tertarik dengan Zoho Form, karena
aplikasi ini memiliki banyak kelebihan dibandingkan google Formulir dan
Microsoft Form yang sering saya gunakan, namun begitu semua aplikasi memiliki
kelebihan dan kekurangan, Untuk itu saya paparkan beberapa kelebihan dan
kekurangannya, sekaligus memberikan contoh menggunakan Zoho Form sederhana
untuk absensi kegiatan. Seperti Form yang lain, fungsi Zoho Form adalah membuat
survey, Absen, Soal, Formulir, mecacah data, yang bisa di manfaatkan membuat
laporannya dan analisis kegiatan. Untuk membantu pemahaman pada tulisan saya saya berikan juga tutorial YouTube saya. Membuat Presensi dengan menambahkan Tanda tangan
A.
Kelebihan zoho Form
- Bisa memilih gratis ataupun berbayar
- Aplikasinya memiliki fitu-fitur yang
lengkap
- Untuk absensi, survey, analisis data
- Memiliki template yang lengkap.
- Pengaturannya jelas dan sederhana
- Tidak membutuhkan memori Perangkat. Karena
tersimpan di awan
- Bisa menambahkan photo, tanda tangan
responden, file, dan pilihan yang sangat komplit
- Dapat di eksport, menggunakan pdf, excel
- Pengaturan waktu dan laporan tanpa
membutuhkan pihak ketiga
- Analisis ditampilkan dalam deskripsi maupun
grafik
B.
Kelemahan Zoho Form
Sebenarnya aplikasi ini sungguh banyak
kelebihan, saya sulit mencari kelemahannya.
Tapi saya tetap harus buat,
karena taka ada gading yang tak retak.
- Zoho menggunakan Bahasa Inggris, untuk sebagian
orang kurang dipahami, sehingga membuat orang malas menggunakannya.
- Terlalu
lengkap, sehingga banyak yang merasa sulit terlalu banyak fitur, jadi
merepotkan.
C.
Langkah Menggunakan Zoho Form untuk
Absensi
- Search Zoho Form pada laman Google . Pilih Zoho Form gratis.
- Masuk menggunakan akun gmail
- Mendaftar pertama ada pernyataan yang wajib disetujui pengguna, centang dua-duanya. Akan ada tampilan akun kita lengkap dengan foto profil
- Untuk Membuat Form pertama kali, kita klik “Creat a New Form”
- Ada pilihan apakah membuat Form kosong, atau menggunakan template yang disediakan zoho. Klik satu persatu, untuk mengetahui mana template yang sesuai dengan form yang akan kita buat.
Banyak sekali Tema dan pilihannya seperti berikut di bagian kiri ada puluhan template:
Business
|
Bisnis
|
1. Bug Tracker
|
1. Pelacak Bug
|
2. Client
Details
|
2. Detail Klien
|
3. Complaints
|
3. Keluhan
|
4. Contact Us
|
4. Hubungi Kami
|
5. Email
Subscription
|
5. Berlangganan
Email
|
6. Software
Evaluation
|
6. Evaluasi
Perangkat Lunak
|
Human Resources
|
Sumber daya
manusia
|
1. Employee
Emergency Information
|
1. Informasi
Darurat Karyawan
|
2. Employee
Evaluation
|
2. Evaluasi
Karyawan
|
3. Employee
Satisfaction
|
3. Kepuasan
Karyawan
|
4. Job
Application
|
4. Aplikasi
Pekerjaan
|
5. Resignation
Form
|
5. Formulir
Pengunduran Diri
|
Requests
|
Permintaan
|
1. Leave
Application
|
1. Tinggalkan
Aplikasi
|
2. Product
Review
|
2. Tinjauan
Produk
|
3. Software
Request
|
3. Permintaan
Perangkat Lunak
|
4. Testimonial
|
4. Kesaksian
|
Construction
|
Konstruksi
|
1. Client
Review
|
1. Tinjauan
Klien
|
2. Location
Updates
|
2. Pembaruan
Lokasi
|
3. On-site
Inquiries
|
3. Pertanyaan
di tempat
|
Status Updates
|
Pembaruan
Status
|
E-commerce
|
Perdagangan
elektronik
|
1. Delivery
Feedback
|
1. Umpan Balik
Pengiriman
|
2. Online Order
Confirmation
|
2. Konfirmasi
Pesanan Online
|
3.
Order/delivery Tracking
|
3. Pelacakan
pesanan / pengiriman
|
4. Order Form
|
4. Formulir
Pemesanan
|
Non-profit
|
Nirlaba
|
1. Donation
Form
|
1. Formulir
Donasi
|
2. Event
Evaluation
|
2. Evaluasi
Acara
|
3. Event
Registration
|
3. Pendaftaran
Acara
|
4. Newsletter
|
4. Newsletter
|
Volunteer Form
|
Formulir
Relawan
|
Medicine
|
Obat
|
1. Patient
Admission
|
1. Penerimaan
Pasien
|
2. Patient
Details
|
2. Rincian
Pasien
|
3. Patient
Progress Tracking
|
3. Pelacakan
Kemajuan Pasien
|
4. Staff Task
Tracking
|
4. Pelacakan
Tugas Staf
|
Education
|
pendidikan
|
1. Course
Application
|
1. Aplikasi
Kursus
|
2. Course
Evaluation
|
2. Evaluasi
Kursus
|
3. Library
Membership Registration
|
3. Pendaftaran
Keanggotaan Perpustakaan
|
4. Reunion Form
|
4. Formulir
Reuni
|
Personal
|
Pribadi
|
1. Party
Invitation
|
1. Undangan
Pesta
|
2. Rental
Application
|
2. Aplikasi
Sewa
|
3. RSVP
|
3. RSVP
|
4. Reunion Form
|
4. Formulir
Reuni
|
5. Wedding
Invitation
|
5. Undangan
Pernikahan
|
Saya pilih
untuk absensi “ Leave Application”. Setelah itu ada tampilan Form yang dipilih,
edit sesuai kebutuhan, seperti edit judul dan deskripsi kegiatan. ada 2 bagian
tampilan . Bagian kiri hasil edit, bagian kanan tempat mengedit pertanyaan.
Untuk tampilan Dasbor Zoho saya bagi dua bagian,
diatas dan disamping kiri. Untuk informasi ini saya tidak bahas pada kesempatan
ini, sebab jelas sangat lama dan membuat bosan bagi yang tidak berminat apalagi
bagi yang malas ngulik aplikasi, InsyaAllah pada kesempatan akan datang akan
saya bahas.
Dibagian atas
|
|
Pembangun
Aturan
Pengaturan
Tema
Membagikan
Persetujuan Integrasi
Semua masukan
Formulir Akses |
Builder
Rules
Settings
Themes
Share
Integrations Approvals
All Entries
Access Form |
Pada bagian atas
banyak lagi fitur-fitur bawaan untuk melengkapi fitur pokok diatas, seperti
dibawah ini :
Bagian Kiri Dasbor
|
||
Bentuk umum
Pengakuan & Pengalihan
Notifikasi email
Simpan & Lanjutkan
Keikutsertaan Ganda
Formulir Rentang
Pengaturan Respon
Pengaturan PDF
Penggabungan Dokumen
Pesan Khusus
Field Alias
Kelola Lampiran Formulir
Tugas
Izin Tugas
Filter
|
Form General
Acknowledgement & Redirects
Email & Notifications
Save & Resume
Double Opt-In
Form Span
Response Settings
PDF Settings
Document Merge
Custom Messages
Field Alias
Manage Form Attachments
Tasks
Task Permissions
Filters
|
6. Selanjutnya edit semua Form yang kita buat.
7. Pada
Bagian “Buider”, adalah fitur yang disiapkan untuk membuat Formulir, ada dua
bagian yaitu Basic Field dan advenced Field, Jika membutuhkan Tanda tangan
Respondens, kita klik “Advenced Field”, klik “Sighnature” mewajibkan penulisan
tanda tangan . Jika selesai klik “Save”
![](https://1.bp.blogspot.com/-YPYqDiJ0Rwo/XrgTJMaJvBI/AAAAAAAAJ78/VCf3AGy_fZc_qn2JF_MkzPdbcV2KvHtFwCLcBGAsYHQ/s320/Tambahkan%2BQR%2BCode.png)
8. Share link
Absensi, bagikan kepada semua peserta dengan Klik dibagian atas Dasbor “Share”
ada pilihan “Shorten URL” atau menambah QR Code, dan banyak pilihan lain.
Menurut saya cukup dua hal ini.
9. Laporan
dibuat dengan cara klik “report” dan tambahkan judul dan waktu sesuaikan waktu
Indonesia.
Untuk
tampilan Zoho Form, klik Show/Hide Colomns. Sedangkan untuk
melihat analisis laporan, klik “analystics”. Akan terdapat grafik
Demikian tulisan saya, semoga dipahami dan dapat
dipraktikkan serta bermanfaat bagi semuanya. Terimakasih atas perhatian dan
apresiasinya.
Terima kasih Bu ππ
ReplyDeleteTerimakasih juga pak Gaos
DeleteMantap bu
ReplyDeleteTerimakasih Bu Sugiharti atas komentarnya, semoga berkah. Terimakasih kembali
Deletejempol
ReplyDeleteTerimakasih pak tas apresiasinya. Semoga bermanfaat π
DeleteJika buat presensi, apakah lokasi responden bisa direkam otomatis di zohoo, meskipun responden tdk mngaktifkan layanan lokasi?
ReplyDeletekeren
ReplyDeleteAssalammualaikum admin, saya membuat dan mengelola zoho form, setelah beberapa hari di pakai , muncul pemberitahuan seperti ini "Form closed.
ReplyDeletePlease contact your form administrator for further assistance." administratornya saya sendiri, yang menjadi pertanyaan adalah, 1), apa kah zoho form itu memiliki batas waktu penggunaan? 2) apakah setiap memperbarui zoho kita menggunakan email baru? trima kasih atas jawabannya ya admin
Kalau sudah submit nya 500 orang/ bulan ga bisa lagi anak masuk untuk absen,. zoho akan minta upgrade alias berbayar... Tapi bulan berikutnya kita bisa pakai lagi. Jadi kalau sudah penuh sebelum waktunya, kita harus buat akun zoho baru dengan email yg baru pula,,, kalau batas waktu penggunanya tidak ada kalau kita masuk menggunakan google sign in, tapi kalau sign up free seperti nya cuma bisa pakai 1 bulan... Itu setahu saya. Tapi saya jg baru pemula... π
DeleteKalo gratis kayaknya gak bisa untuk digunakan pekerjaan yang sebenarnya... saya juga membuat formulir presensi kehdiran kuliah ... ternyata Closed form ... kalo harus bikin akun lagi... betapa repotnya .... maksimum juga hanya 3 formulir yang bisa dibuat pake akun gratis ... menurut saya Zoho form memang bagus... tapi gak gratis saya ketipu ... masih mending Google form ... meski ada keterbatasannya juga yang gratis ... tapi hanya dari sisi fitur tapi data hanya dibatasi pada maks besar Gdrive kita ...
Delete