Absensi Menggunakan Zoho Form

Absensi Menggunakan Zoho Form

Saya kali ini tertarik dengan Zoho Form, karena aplikasi ini memiliki banyak kelebihan dibandingkan google Formulir dan Microsoft Form yang sering saya gunakan, namun begitu semua aplikasi memiliki kelebihan dan kekurangan, Untuk itu saya paparkan beberapa kelebihan dan kekurangannya, sekaligus memberikan contoh menggunakan Zoho Form sederhana untuk absensi kegiatan. Seperti Form yang lain, fungsi Zoho Form adalah membuat survey, Absen, Soal, Formulir, mecacah data, yang bisa di manfaatkan membuat laporannya dan analisis kegiatan. Untuk membantu pemahaman pada tulisan saya saya berikan juga tutorial YouTube saya. Membuat Presensi dengan menambahkan Tanda tangan

A.    Kelebihan zoho Form

1. Bisa memilih gratis ataupun berbayar
2. Aplikasinya memiliki fitu-fitur yang lengkap
3. Untuk absensi, survey, analisis data
4. Memiliki template yang lengkap.
5. Pengaturannya jelas dan sederhana
6. Tidak membutuhkan memori Perangkat. Karena tersimpan di awan
7. Bisa menambahkan photo, tanda tangan responden, file, dan pilihan yang sangat komplit
8. Dapat di eksport, menggunakan pdf, excel
9. Pengaturan waktu dan laporan tanpa membutuhkan pihak ketiga
10. Analisis ditampilkan dalam deskripsi maupun grafik

B.    Kelemahan Zoho Form

Sebenarnya aplikasi ini sungguh banyak kelebihan, saya sulit mencari kelemahannya. 

Tapi saya tetap harus buat, karena taka ada gading yang tak retak.

1. Zoho menggunakan Bahasa Inggris, untuk sebagian orang kurang dipahami, sehingga membuat orang malas menggunakannya.
2. Terlalu lengkap, sehingga banyak yang merasa sulit terlalu banyak fitur, jadi merepotkan.

C.   Langkah Menggunakan Zoho Form untuk Absensi

1. Search Zoho Form pada laman Google . Pilih Zoho Form gratis.
   
2. Masuk menggunakan akun gmail
   
3. Mendaftar pertama ada pernyataan yang wajib disetujui pengguna, centang dua-duanya. Akan ada tampilan akun kita lengkap dengan foto profil
   
4. Untuk Membuat Form pertama kali, kita klik “Creat a New Form”
   
5. Ada pilihan apakah membuat Form kosong, atau menggunakan template yang disediakan zoho. Klik satu persatu, untuk mengetahui mana template yang sesuai dengan form yang akan kita buat.

Banyak sekali Tema  dan pilihannya seperti berikut di bagian kiri ada puluhan template:

Business	Bisnis
1. Bug Tracker	1. Pelacak Bug
2. Client Details	2. Detail Klien
3. Complaints	3. Keluhan
4. Contact Us	4. Hubungi Kami
5. Email Subscription	5. Berlangganan Email
6. Software Evaluation	6. Evaluasi Perangkat Lunak
Human Resources	Sumber daya manusia
1. Employee Emergency Information	1. Informasi Darurat Karyawan
2. Employee Evaluation	2. Evaluasi Karyawan
3. Employee Satisfaction	3. Kepuasan Karyawan
4. Job Application	4. Aplikasi Pekerjaan
5. Resignation Form	5. Formulir Pengunduran Diri
Requests	Permintaan
1. Leave Application	1. Tinggalkan Aplikasi
2. Product Review	2. Tinjauan Produk
3. Software Request	3. Permintaan Perangkat Lunak
4. Testimonial	4. Kesaksian
Construction	Konstruksi
1. Client Review	1. Tinjauan Klien
2. Location Updates	2. Pembaruan Lokasi
3. On-site Inquiries	3. Pertanyaan di tempat
Status Updates	Pembaruan Status
E-commerce	Perdagangan elektronik
1. Delivery Feedback	1. Umpan Balik Pengiriman
2. Online Order Confirmation	2. Konfirmasi Pesanan Online
3. Order/delivery Tracking	3. Pelacakan pesanan / pengiriman
4. Order Form	4. Formulir Pemesanan
Non-profit	Nirlaba
1. Donation Form	1. Formulir Donasi
2. Event Evaluation	2. Evaluasi Acara
3. Event Registration	3. Pendaftaran Acara
4. Newsletter	4. Newsletter
Volunteer Form	Formulir Relawan
Medicine	Obat
1. Patient Admission	1. Penerimaan Pasien
2. Patient Details	2. Rincian Pasien
3. Patient Progress Tracking	3. Pelacakan Kemajuan Pasien
4. Staff Task Tracking	4. Pelacakan Tugas Staf
Education	pendidikan
1. Course Application	1. Aplikasi Kursus
2. Course Evaluation	2. Evaluasi Kursus
3. Library Membership Registration	3. Pendaftaran Keanggotaan Perpustakaan
4. Reunion Form	4. Formulir Reuni
Personal	Pribadi
1. Party Invitation	1. Undangan Pesta
2. Rental Application	2. Aplikasi Sewa
3. RSVP	3. RSVP
4. Reunion Form	4. Formulir Reuni
5. Wedding Invitation	5. Undangan Pernikahan

Saya pilih untuk absensi “ Leave Application”. Setelah itu ada tampilan Form yang dipilih, edit sesuai kebutuhan, seperti edit judul dan deskripsi kegiatan. ada 2 bagian tampilan . Bagian kiri hasil edit, bagian kanan tempat mengedit pertanyaan.

Untuk tampilan Dasbor Zoho saya bagi dua bagian, diatas dan disamping kiri. Untuk informasi ini saya tidak bahas pada kesempatan ini, sebab jelas sangat lama dan membuat bosan bagi yang tidak berminat apalagi bagi yang malas ngulik aplikasi, InsyaAllah pada kesempatan akan datang akan saya bahas.

Dibagian atas
Pembangun Aturan Pengaturan Tema Membagikan Persetujuan Integrasi Semua masukan Formulir Akses	Builder Rules Settings Themes Share Integrations Approvals All Entries  Access Form

 Pada bagian atas banyak lagi fitur-fitur bawaan untuk melengkapi fitur pokok diatas, seperti dibawah ini :

Bagian Kiri Dasbor
Bentuk umum Pengakuan & Pengalihan Notifikasi email Simpan & Lanjutkan Keikutsertaan Ganda Formulir Rentang Pengaturan Respon Pengaturan PDF Penggabungan Dokumen Pesan Khusus Field Alias Kelola Lampiran Formulir Tugas Izin Tugas Filter	Form General Acknowledgement & Redirects Email & Notifications Save & Resume Double Opt-In Form Span Response Settings PDF Settings Document Merge Custom Messages Field Alias Manage Form Attachments Tasks Task Permissions Filters

6. Selanjutnya edit semua Form yang kita buat.

7. Pada Bagian “Buider”, adalah fitur yang disiapkan untuk membuat Formulir, ada dua bagian yaitu Basic Field dan advenced Field, Jika membutuhkan Tanda tangan Respondens, kita klik “Advenced Field”, klik “Sighnature” mewajibkan penulisan tanda tangan . Jika selesai klik “Save”

8. Share link Absensi, bagikan kepada semua peserta dengan Klik dibagian atas Dasbor “Share” ada pilihan “Shorten URL” atau menambah QR Code, dan banyak pilihan lain. Menurut saya cukup dua hal ini.

9. Laporan dibuat dengan cara klik “report” dan tambahkan judul dan waktu sesuaikan waktu Indonesia.

Untuk tampilan Zoho Form, klik Show/Hide Colomns. Sedangkan untuk melihat analisis laporan, klik “analystics”. Akan terdapat grafik

Demikian tulisan saya, semoga dipahami dan dapat dipraktikkan serta bermanfaat bagi semuanya. Terimakasih atas perhatian dan apresiasinya.